10 συμβουλές για το Outlook για να μην αφήσετε ποτέ το σπίτι χωρίς

Αξιοποιείτε στο έπακρο το πρόγραμμα όταν χρησιμοποιείτε το Outlook; Ο υπολογιστής-πελάτης του Outlook είναι ένας παράδεισος με ισχυρό χρήστη με περισσότερες δυνατότητες από ένα ελβετικό μαχαίρι στρατού και η ατυχής αλήθεια είναι ότι πολλοί άνθρωποι καταλήγουν απλώς από αυτό. Δεν χρειάζεται να είσαι εσύ! Ενώ υπάρχουν εκατοντάδες προτάσεις και κόλπα για τη χρήση αυτού του μεγάλου βάρους μιας εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το διατηρήσαμε σύντομο και καταρτίσαμε μια λίστα με τα κορυφαία 10 που είναι πιο χρήσιμα και συχνά παραβλέπονται. Με αυτές τις συμβουλές μπορείτε να είστε πιο σίγουροι, αποτελεσματικοί και λιγότερο ενοχλημένοι είτε είστε στη δουλειά είτε διαχειρίζεστε email από τον προσωπικό σας υπολογιστή.

εικόνα

2. Γρήγορα βήματα Αφιερώνεται πολύς χρόνος στο Outlook για επαναλαμβανόμενες εργασίες; Χαλαρώστε τη ροή εργασίας σας προσθέτοντας μερικά γρήγορα βήματα που μπορούν να κάνουν τη δουλειά σας για εσάς. Κάθε κουμπί μπορεί να ρυθμιστεί για αυτόματη απάντηση με κονσερβοποιημένο κείμενο, προώθηση email, αντιγραφή email σε φακέλους, δημιουργία ραντεβού και πολλά άλλα. Τα Γρήγορα Βήματα μπορεί να φαίνονται περίπλοκα στην αρχή, αλλά να μην ανησυχείτε, σας έχουμε καλύψει με έναν εύκολο στην παρακολούθηση φροντιστήριο σχετικά με το θέμα. Αξίζει πραγματικά να αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε πώς να τα χρησιμοποιείτε αν χρησιμοποιείτε το Outlook καθημερινά.

3. Ενεργοποίηση προβολής συνομιλίας Μισήστε το ή αγαπήστε το, από τότε που το Gmail έκανε την ιδέα ότι τα άτομα της γενικής κατάστασης έχουν δεχθεί να διαβάζουν email σε λίστες συνομιλιών. Αυτό που είναι ακόμα καλύτερο, αυτή η προβολή σάς επιτρέπει να αγνοείτε εύκολα ολόκληρες ροές email εάν βρεθείτε σε μια ομαδική συνομιλία που προτιμάτε να μην έχετε. Η αλλαγή του είναι τόσο απλή όσο κάνοντας κλικ σε ένα πλαίσιο ελέγχου για αυτήν στην καρτέλα Προβολή της κορδέλας αλληλογραφίας.

4. Προσθήκη νέας επαφής κατά την ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Η μη αυτόματη εγγραφή σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επαφής είναι το 2003. Σε πιο πρόσφατες εκδόσεις του Outlook (2007-2013) μπορείτε να προσθέσετε άτομα στη λίστα επαφών σας όταν διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν κάνετε κλικ στη διεύθυνσή τους στο επί κεφαλής.

εικόνα

5. Δημιουργία μη αναγνωσμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Τα προεπιλεγμένα χρώματα και γραμματοσειρές στο Microsoft Office μπορούν να σας αφήσουν να επιθυμείτε πολύ περισσότερα. Αν και δεν μπορώ να προτείνω ένα συγκεκριμένο σύνολο χρωμάτων για το οποίο όλοι μπορούν να συμφωνήσουν, μπορώ να σας πω ότι η προσαρμογή του δικού σας είναι προσιτή. Επισκεφτείτε την κορδέλα Προβολή> Ρυθμίσεις προβολής> Άλλες ρυθμίσεις και μορφοποίηση υπό όρους. Σε κάθε παράθυρο μπορείτε να αλλάξετε όχι μόνο το χρώμα, αλλά και τη γραμματοσειρά, το μέγεθος και το στυλ κάθε ενότητας κειμένου στο Outlook. Περισσότερες λεπτομέρειες στον πορτοκαλί σύνδεσμο παραπάνω.

εικόνα

7. Απενεργοποίηση του παραθύρου People Είναι άσχημο, ογκώδες και κλείνει πολύτιμα ακίνητα. Παρόλο που η Microsoft βελτίωσε σημαντικά το παράθυρο ατόμων στο Office 2013, εξακολουθεί να είναι πόνος για τους περισσότερους χρήστες. Ευτυχώς, την απενεργοποίησαν. Στη λειτουργία αλληλογραφίας, επισκεφτείτε την κορδέλα Προβολή και κάντε κλικ στην επιλογή People Pane> Off για να κλείσετε την ακαταστασία στο κάτω μέρος του παραθύρου ανάγνωσης. Αν το χρειαστείτε ποτέ, ξέρτε επίσης πού να βρείτε το κουμπί ενεργοποίησης από τότε που βρίσκεται στο ίδιο σημείο.

8. Απενεργοποίηση προεπισκοπήσεων μηνυμάτων στο παράθυρο φακέλων Για τα περισσότερα μηνύματα, το θέμα και ο αποστολέας αρκούν για να γνωρίζουν εάν θέλετε ή όχι να το ανοίξετε και να το διαβάσετε. Η απενεργοποίηση των προεπισκοπήσεων μηνυμάτων σας δίνει έως και 50% περισσότερο χώρο για να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρονται στα Εισερχόμενά σας, και αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να τα περάσετε γρηγορότερα και να επιστρέψετε να κάνετε κάτι πιο παραγωγικό. Για να τα απενεργοποιήσετε, μεταβείτε στην κορδέλα Προβολή και κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση μηνύματος> Απενεργοποίηση.

εικόνα

9. Διακοπές (Υπενθύμιση εκτός γραφείου) Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για εργασία, τότε αυτό δεν είναι απαραίτητο. Το να ενημερώσετε τους πελάτες και τους συναδέλφους σας ότι είστε έξω από την πόλη είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε αυτό που διαφορετικά θα μπορούσε να μετατραπεί σε θυμωμένο πλήθος αναρωτιέστε γιατί δεν στείλατε ποτέ αυτές τις αναφορές TPS την Παρασκευή. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό. Το ένα περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας σύσκεψης ως υπενθύμιση. Ένα άλλο είναι να δημιουργήσετε έναν κανόνα παρόμοιο με αυτόν στον παρακάτω πίνακα. Αλλά αυτό που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι άνθρωποι ονομάζεται "Βοηθός εκτός γραφείου" και απαιτεί να φιλοξενείται η αλληλογραφία σας σε διακομιστή ανταλλαγής.

κανόνας εκτός γραφείου

10. Σώστε τον εαυτό σας από τυχαία απάντηση σε όλες τις φρίκης μέσω email Ακόμα κι αν η διασκέδαση για τη διάρροια του ήχου είναι το λιγότερο από τις ανησυχίες σας, εξακολουθούν να υπάρχουν πολλά πράγματα που πιθανόν να απομένουν μόνο στα εισερχόμενα ορισμένων λίγων. Αυτή η συμβουλή περιλαμβάνει την εγκατάσταση ενός πρόσθετου του Outlook που θα σας αποτρέψει ή τουλάχιστον θα σας προειδοποιήσει εάν πρόκειται να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους στη λίστα απαντήσεων σε σχέση με την απλή αποστολή σε άτομο. Μπορείτε να κατεβάσετε την προσθήκη εδώ από το Microsoft.com. Απλώς εκτελέστε το αρχείο .msi και η εγκατάσταση είναι πολύ εύκολη.