Το Microsoft Outlook, το Microsoft Word και το Microsoft Excel είναι τα τρία βαρέων βαρών στη σουίτα του Microsoft Office. Πρόσφατα σας δείξαμε μερικές από τις καλύτερες δυνατότητες που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης του Microsoft Word και μερικές συμβουλές για την ενίσχυση της παραγωγικότητας του Outlook. Με το ίδιο πνεύμα, τώρα θα καλύψουμε τις βασικές συμβουλές του Microsoft Excel που πρέπει να γνωρίζουν όλοι οι χρήστες.

Το Microsoft Excel είναι η τυποποιημένη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων. Το Microsoft Excel 2016 είναι μια τεράστια επιρροή εργαλείων που σας επιτρέπουν να χειρίζεστε, να οργανώνετε, να αναλύετε και να μορφοποιείτε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Παρόλο που το Excel υπήρξε ζωτική πηγή πολλών εταιρικών γραφείων, ερευνητικών εταιρειών και χρηματοοικονομικών προϊόντων, το Excel μπορεί να είναι εξίσου βολικό και ισχυρό για τους καθημερινούς χρήστες. Είτε είστε οικιακός χρήστης που διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό των νοικοκυριών, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που διαχειρίζεται το απόθεμα είτε ένας δάσκαλος σχολείου που λαμβάνει καθημερινή παρακολούθηση, το Excel θα διευκολύνει τη ζωή σας εάν μάθετε να το χρησιμοποιείτε. Ας δούμε αυτές τις συμβουλές.

Βασικές συμβουλές για το Microsoft Excel 2016

1. Αλλαγή μεγέθους στηλών και γραμμών

Το προεπιλεγμένο ύψος και πλάτος κελιού του Excel είναι σχεδόν ένα μέγεθος για όλους. Οι πιθανότητες είναι, θα πρέπει να προσαρμόσετε το πλάτος της στήλης και το ύψος της σειράς για να προσαρμόσετε τα δεδομένα σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στη στήλη ή τη γραμμή, επιλέξτε την καρτέλα Αρχική σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση στην ομάδα κελιών. Επιλέξτε αν θέλετε να ρυθμίσετε το ύψος ή το πλάτος.

MS Excel συμβουλές αλλαγή μεγέθους-στήλες-2

Εισαγάγετε το ποσό και κάντε κλικ στο OK. Η στήλη ή η σειρά πρέπει να προσαρμοστούν στην ακριβή μέτρηση.

resize-columns-3 MS Excel συμβουλές

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος των στηλών και των γραμμών χρησιμοποιώντας το ποντίκι. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού ανάμεσα στη στήλη ή τη γραμμή, κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού, παρατηρήστε το πλωτό μπαλόνι και, στη συνέχεια, σύρετε και επεκτείνετε μέχρι να επιτευχθεί το επιθυμητό μέγεθος.

resize-columns-4 microsoft excel

Και εδώ είναι μια πρακτική συμβουλή: απλώς κάντε διπλό κλικ στο δεξί περίγραμμα μιας στήλης για να κάνετε αυτόματο μέγεθος του πλάτους των δεδομένων.

excel-auto-resize-στήλη-gif-περίγραμμα

2. Προσθέστε ή αφαιρέστε στήλες, σειρές ή κελιά

Εάν χρειάζεστε μια επιπλέον στήλη, σειρά ή κελί, μπορείτε εύκολα να την εισαγάγετε χρησιμοποιώντας τις εντολές Εισαγωγή και Διαγραφή κελιών. Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή στην ομάδα κελιών και μετά επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή.

εισαγωγή-σειρά-ή-κελί στο excel

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε μια στήλη από την ίδια ομάδα. κάντε κλικ στο μενού Διαγραφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατάλληλη ενέργεια.

εισαγωγή-σειρά-ή-κελί-2 excel υπολογιστικό φύλλο

Η ίδια ενέργεια μπορεί να πραγματοποιηθεί κάνοντας δεξί κλικ στη στήλη ή στη γραμμή κελιών.

insert-row-or-cell-3 excel

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαγραφή κενών κελιών στο Microsoft Excel.

3. Παγώστε τα παράθυρα

Εάν θέλετε να κάνετε κύλιση σε ένα υπολογιστικό φύλλο χωρίς να χάσετε την εστίαση σε ένα συγκεκριμένο μέρος του φύλλου ή των δεδομένων, η λειτουργία Freeze Panes είναι ο τέλειος τρόπος για να το κάνετε. Επιλέξτε τη γραμμή ή τη στήλη από την οποία ξεκινούν τα δεδομένα στο φύλλο.

freeze-pane-1 excel

Επιλέξτε την καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο μενού Πάγωμα παραθύρων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πάγωμα πλαισίων

πάγωμα-παράθυρο-2

Όταν κάνετε κύλιση, οι επικεφαλίδες ή οι στήλες σας θα παραμείνουν ορατές.

excel-tips-freeze-panes-border

4. Αλλαγή ευθυγράμμισης κειμένου σε κελιά

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε ένα μητρώο ή ετικέτες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών για να προσαρμόσετε την ευθυγράμμιση του κειμένου μέσα στα κελιά. Επιλέξτε τα κελιά όπου θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση κελιών….

κείμενο-ευθυγράμμιση-1

Κάντε κλικ στην καρτέλα Ευθυγράμμιση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να αλλάξετε τον προσανατολισμό του κειμένου ή να εισαγάγετε μια τιμή. Όταν είστε ικανοποιημένοι, κάντε κλικ στο OK.

κείμενο-ευθυγράμμιση-2κείμενο-ευθυγράμμιση-3

Το κείμενο μέσα στα κελιά θα εμφανίζεται τώρα κεκλιμένο.

κείμενο-ευθυγράμμιση-4

5. Χρησιμοποιήστε την προστασία κυττάρων για να αποτρέψετε την επεξεργασία μιας περιοχής του υπολογιστικού φύλλου

Εάν μοιράζεστε ένα βιβλίο εργασίας με άλλους χρήστες, είναι σημαντικό να αποφύγετε τυχαίες τροποποιήσεις. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προστατέψετε ένα φύλλο, αλλά αν θέλετε απλώς να προστατέψετε μια ομάδα κελιών, μπορείτε να το κάνετε. Αρχικά, πρέπει να ενεργοποιήσετε το Protect Sheet. Κάντε κλικ στο μενού Μορφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προστασία φύλλου. Επιλέξτε τον τύπο τροποποιήσεων που θέλετε να αποτρέψετε την πραγματοποίηση άλλων χρηστών. Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας, κάντε κλικ στο OK και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για επιβεβαίωση.

προστασία-κύτταρα-1α

Κάντε μια επιλογή από τις σειρές ή τις στήλες που θέλετε να αποτρέψετε την επεξεργασία άλλων χρηστών.

προστασία-κύτταρα-1

Κάντε κλικ στο μενού Μορφοποίηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κλείδωμα κελιού.

προστασία-κύτταρα-2

Κάθε φορά που ένας χρήστης προσπαθεί να κάνει αλλαγές. θα λάβουν το ακόλουθο μήνυμα σφάλματος.

προστασία-κύτταρα-3

Για να προστατεύσετε ένα ολόκληρο υπολογιστικό φύλλο, ανατρέξτε στο άρθρο μας για οδηγίες σχετικά με την εφαρμογή κρυπτογράφησης και κωδικών πρόσβασης στα υπολογιστικά φύλλα Excel και στα αρχεία του Office.

6. Εφαρμόστε ειδική μορφοποίηση σε αριθμούς και νόμισμα σε κελιά

Εάν πρέπει να εφαρμόσετε μια συγκεκριμένη τιμή νομίσματος ή να προσδιορίσετε το δεκαδικό ψηφίο για τους αριθμούς στο υπολογιστικό φύλλο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Αριθμοί στο πλαίσιο διαλόγου Formal Cells για να το κάνετε. Επιλέξτε τους αριθμούς που θέλετε να μορφοποιήσετε, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και στη συνέχεια επιλέξτε την καρτέλα Αριθμοί. Επιλέξτε Νόμισμα στη λίστα Κατηγορία και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων και τη μορφή νομίσματος.

μορφή-αριθμός-τιμή-υπολογιστικό φύλλο

7. Πέντε βασικές συναρτήσεις Excel που πρέπει να γνωρίζετε - Άθροισμα, Μέσος όρος, Μέγ., Ελάχ., Πλήθος

Η τεράστια πραγματική ισχύς του Excel έγκειται στις λειτουργίες και τους τύπους του. Οι βασικές συναρτήσεις σάς επιτρέπουν να κάνετε γρήγορες μαθηματικές λειτουργίες, ενώ οι προηγμένες συναρτήσεις σάς επιτρέπουν να μειώσετε ορισμένους σοβαρούς αριθμούς και να εκτελέσετε σύνθετη ανάλυση. Ακριβώς όπως όλοι πρέπει να γνωρίζουν τα σχοινιά μορφοποίησης στο Word, θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες στο Excel.

Άθροισμα - υπολογίζει το σύνολο μιας περιοχής κελιών.

Μέσος όρος - υπολογίζει τον μέσο όρο μιας περιοχής κελιών.

Max - υπολογίζει τη μέγιστη τιμή σε ένα εύρος κελιών.

Ελάχιστο - υπολογίζει την ελάχιστη τιμή μιας περιοχής κελιών.

Count - υπολογίζει τον αριθμό των τιμών σε ένα εύρος κελιών, αποφεύγοντας τα κενά ή τα κελιά χωρίς αριθμητικά δεδομένα.

Δείτε πώς χρησιμοποιείτε μια συνάρτηση. Εισαγάγετε τις ετικέτες για τους αριθμούς για τους οποίους θέλετε να δημιουργήσετε τον υπολογισμό. Επιλέξτε την καρτέλα Λειτουργία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατηγορία λειτουργίας που θέλετε να εφαρμόσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί Insert Function στην ομάδα Function Library ή πατήστε Shift + F3 στο πληκτρολόγιό σας. Επιλέξτε τη λειτουργία που χρειάζεστε ή χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Αναζήτηση για λειτουργία και κάντε κλικ στο OK.

λειτουργία-βιβλιοθήκη-1

Μόλις βρείτε τη συνάρτηση, επιλέξτε την και κάντε κλικ στο OK.

λειτουργία-βιβλιοθήκη-2

Πραγματοποιήστε τυχόν κατάλληλες τροποποιήσεις στο εύρος που υπολογίζετε και κάντε κλικ στο OK για να εφαρμόσετε τη λειτουργία.

λειτουργία-βιβλιοθήκη-5

8. Δημιουργήστε και χειριστείτε γραφήματα

Ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα του Microsoft Excel, η δημιουργία γραφημάτων σας επιτρέπει να παρουσιάζετε οπτικά τα καλά σχηματισμένα δεδομένα σας. Το Excel κάνει τη διαδικασία πολύ εύκολη. επισημάνετε μια σειρά δεδομένων στο φύλλο σας, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση όλων των γραφημάτων.

δημιουργία-διαγράμματα-1

Κάντε κλικ στην καρτέλα Όλα τα γραφήματα και, στη συνέχεια, περιηγηθείτε στη λίστα με τα στυλ γραφήματος.

δημιουργία-διαγράμματα-2

Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα δείγμα για να δείτε μια προεπισκόπηση του πώς θα μοιάζει το γράφημα. Όταν είστε ικανοποιημένοι, κάντε κλικ στο OK για να εισαγάγετε το γράφημα στο υπολογιστικό φύλλο. Εάν προτιμάτε να το διατηρήσετε σε ξεχωριστό φύλλο, επιλέξτε το γράφημα, κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση γραφήματος, επιλέξτε Νέο φύλλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

δημιουργία-διαγράμματα-3

9. Αποκαλύψτε τους τύπους

Εάν θέλετε να επικυρώσετε τους υπολογισμούς στο βιβλίο εργασίας σας, η αποκάλυψη των τύπων σας είναι ο τρόπος να το κάνετε.

show-forumlas

Επιλέξτε την καρτέλα Τύποι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση τύπων που βρίσκεται στην ομάδα ελέγχου τύπου.

εμφάνιση-τύπους-2

Τώρα μπορείτε εύκολα να ελέγξετε τους τύπους που χρησιμοποιούνται στο φύλλο σας και να τους εκτυπώσετε. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βρείτε λάθη ή απλά να καταλάβετε από πού προέρχονται οι αριθμοί.

εμφάνιση-τύπους-3

10. Μεγιστοποιήστε τις επιλογές εκτύπωσης κατά την εκτύπωση μεγάλων βιβλίων εργασίας

Τα υπολογιστικά φύλλα λειτουργούν εξαιρετικά σε μεγάλες οθόνες ευρείας οθόνης, αλλά μερικές φορές ίσως χρειαστεί να εκτυπώσετε το βιβλίο εργασίας σας. Εάν δεν είστε προσεκτικοί, μπορείτε να καταλήξετε να σπαταλάτε πολλά χαρτιά σε κάτι που είναι κυρίως δυσανάγνωστο. Το Excel το φροντίζει χρησιμοποιώντας τις επιλογές εκτύπωσης Backstage, οι οποίες σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε το μέγεθος και τον προσανατολισμό της σελίδας. Τα υπολογιστικά φύλλα τυπώνονται καλύτερα σε χαρτί νομικού μεγέθους χρησιμοποιώντας οριζόντιο προσανατολισμό.

εκτύπωση-επιλογές-1

Εάν πρέπει να προσαρμόσετε τα περιθώρια ώστε να ταιριάζουν με πρόσθετες πληροφορίες σε ένα φύλλο κατά την εκτύπωση, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση περιθωρίων στη δεξιά γωνία της καρτέλας εκτύπωσης στα παρασκήνια.

εκτύπωση-επιλογές-1α

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα περιθώρια για να προσαρμόσετε τις στήλες ώστε να ταιριάζουν σε δεδομένα που ενδέχεται να διαχέονται σε άλλη σελίδα.

εκτύπωση-επιλογές-2

Εάν δεν μπορείτε να λάβετε όλα τα δεδομένα σε μία σελίδα, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου "Ρύθμιση σελίδας" για να πραγματοποιήσετε περαιτέρω προσαρμογές. Το μενού κλιμάκωσης μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε το μέγεθος του κειμένου ώστε να ταιριάζει καλύτερα. Προσπαθήστε να μην κάνετε υπερβολική κλίμακα, καθώς θέλετε να διατηρήσετε το κείμενο ευανάγνωστο.

εκτύπωση-επιλογές-3

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο διάλογο για να ντύσετε το υπολογιστικό φύλλο σας με κεφαλίδα και υποσέλιδο, εάν θέλετε.

εκτύπωση-επιλογές-4

Αυτό είναι λοιπόν μια ματιά σε ορισμένα βασικά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης του Excel. Εάν θέλετε να προχωρήσετε σε ορισμένα προηγμένα θέματα, ρίξτε μια ματιά στα προηγούμενα άρθρα μας σχετικά με τη χρήση λειτουργιών όπως η λειτουργία VLOOKUP, οι συγκεντρωτικοί πίνακες, η προσθήκη υδατογραφήματος στα βιβλία εργασίας σας ή η χρήση της ενσωματωμένης αριθμομηχανής. Έχετε μια αγαπημένη λειτουργία ή εξοικονόμηση χρόνου στο Excel; Πείτε μας στα σχόλια.