Μία από τις πιο χρήσιμες δυνατότητες στο Excel είναι η μορφοποίηση υπό όρους. Αυτό σας επιτρέπει να παρέχετε οπτικούς δείκτες για τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας. Χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους στο Excel, μπορείτε να δείξετε εάν τα δεδομένα είναι πάνω ή κάτω από τα όρια, τάσεις προς τα πάνω ή προς τα κάτω ή πολλά άλλα.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε μορφοποίηση υπό όρους στο Excel και μερικά παραδείγματα για το πότε είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα.

Αλλαγή χρώματος κελιού με μορφοποίηση υπό όρους

Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους οι χρήστες χρησιμοποιούν μορφοποίηση υπό όρους στο Excel είναι οι Κανόνες κυψέλης επισήμανσης. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας εκπαιδευτικός χρησιμοποιεί ένα υπολογιστικό φύλλο για να διατηρήσει ένα αρχείο βαθμολογιών για μια δοκιμή.

παράδειγμα βαθμού δασκάλου

Ως απλό υπολογιστικό φύλλο, ο καθηγητής μπορούσε απλώς να σαρώσει μέσα από το φύλλο για να δει ποιοι μαθητές πέρασαν ή απέτυχαν στο τεστ. Εναλλακτικά, ένας δημιουργικός δάσκαλος θα μπορούσε να ενσωματώσει έναν κανόνα «κυψελών επισήμανσης» που επισημαίνει τους βαθμούς επιτυχίας ή αποτυχίας με το κατάλληλο χρώμα - κόκκινο ή πράσινο.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το μενού Αρχική σελίδα και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους στην ομάδα Στυλ. Από αυτήν τη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε ποιον κανόνα θέλετε να εφαρμόσετε. Αυτό περιλαμβάνει την επισήμανση κελιών που είναι μεγαλύτερα από, λιγότερο από, μεταξύ, ή ισούνται με μια τιμή.

επιλέγοντας κανόνες επισήμανσης κελιών

Σε αυτό το παράδειγμα, ο δάσκαλος θέλει να επισημάνει τα κελιά πράσινα εάν είναι μεγαλύτερα από τον βαθμό που περνάει στο κελί D2. Επισημάνετε όλα τα κελιά στη στήλη Β (εκτός από την κεφαλίδα) και επιλέξτε Μεγαλύτερο από το μενού Κανόνες κυψελών.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια στατική τιμή ως το όριο ή να επιλέξετε ένα κελί που περιέχει την τιμή. Μπορείτε να διατηρήσετε το τυπικό "Light Red Fill with Dark Red Text" στο αναπτυσσόμενο μενού, να επιλέξετε από οποιαδήποτε άλλη προσαρμοσμένη ρύθμιση χρώματος ή να επιλέξετε Custom Format για να ρυθμίσετε τη δική σας.

ρύθμιση ορίων επισήμανσης κελιού

Μπορείτε να δείτε ότι αυτός ο κανόνας επισημαίνει όλους τους βαθμούς με πράσινο.

χρησιμοποιώντας τα κυτταρικά highlight στο excel

Αλλά τι γίνεται με τους αποτυχημένους βαθμούς; Για να το επιτύχετε αυτό, θα πρέπει να επιλέξετε τα ίδια κελιά και να επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία, αλλά επιλέξτε τον κανόνα "λιγότερο από". Επιλέξτε το ίδιο κελί βαθμού περάσματος και κάντε το χρώμα ανοιχτό κόκκινο με σκούρο κόκκινο κείμενο.

επισημάνετε τους κανόνες κελιών που εφαρμόστηκαν

Μόλις τελειώσετε, οι δύο κανόνες που εφαρμόζονται στα δεδομένα θα επισημάνουν κατάλληλα τα δεδομένα βαθμολογίας ανάλογα με το αν είναι κάτω ή υπερβαίνουν το όριο επιτυχούς βαθμού.

Χρήση κανόνων Top / Bottom στο Excel

Ένας άλλος πολύ χρήσιμος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους στο Excel είναι οι κανόνες "Πάνω / Κάτω". Αυτό σας επιτρέπει να αναλύσετε οποιαδήποτε μεγάλη λίστα δεδομένων και να κατατάξετε τη λίστα σε σχέση με οποιοδήποτε από τα ακόλουθα:

  • Κορυφαία 10 αντικείμενα Κάτω 10 αντικείμενα Κορυφή 10% Κάτω 10% Πάνω από τον μέσο όρο Παρακάτω μέσος όρος

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα με βιβλία μπεστ σέλερ των New York Times μαζί με βαθμολογίες κριτικών σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες Top / Bottom για να δείτε ποια βιβλία κατατάχθηκαν σε ένα από τα 10 καλύτερα ή 10 χειρότερα από ολόκληρη τη λίστα.

Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε ολόκληρη τη λίστα και, στη συνέχεια, από το μενού Μορφοποίηση υπό όρους, επιλέξτε Κορυφαίοι / κάτω κανόνες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κορυφαία 10 αντικείμενα.

επιλέγοντας υψηλούς χαμηλούς κανόνες

Δεν περιορίζεστε στα 10 κορυφαία στοιχεία. Στο παράθυρο διαμόρφωσης, μπορείτε να το αλλάξετε σε όποιο αριθμό θέλετε και μπορείτε επίσης να αλλάξετε το χρωματισμό για τα κελιά.

διαμόρφωση των κορυφαίων 10 στοιχείων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια προσέγγιση με την προηγούμενη ενότητα για να εμφανίσετε τόσο το top 10 όσο και το bottom 10 προσθέτοντας έναν δευτερεύοντα κανόνα και επισημαίνοντας το κάτω 10 κόκκινο, ενώ επισημαίνετε το top 10 πράσινο.

Όταν τελειώσετε, με μια ματιά μπορείτε να δείτε την καλύτερη βαθμολογία και τη χαμηλότερη βαθμολογία στη λίστα.

κορυφαίες 10 και 10 καλύτερες στιγμές

Η χρήση της επισήμανσης για τα υψηλότερα ή τα χαμηλότερα στοιχεία σάς επιτρέπει να διατηρείτε τη λίστα σας ταξινομημένη με τον τρόπο που θέλετε, αλλά εξακολουθείτε να μπορείτε να δείτε την ταξινόμηση (υψηλότερη ή χαμηλότερη) με μια ματιά. Αυτό είναι επίσης εξαιρετικά χρήσιμο όταν χρησιμοποιείτε τον παραπάνω κανόνα μέσου ή κάτω του μέσου όρου.

Χρήση μορφοποίησης υπό όρους γραμμής δεδομένων

Ένας άλλος πολύ χρήσιμος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους είναι οι κανόνες μορφοποίησης της γραμμής δεδομένων. Αυτό σας επιτρέπει να μετατρέψετε τα κελιά δεδομένων σας σε εικονικό γράφημα ράβδων Αυτός ο κανόνας θα γεμίσει το κελί με ένα ποσοστό χρώματος με βάση τη θέση του σημείου δεδομένων πάνω και κάτω από τα υψηλά και χαμηλά όρια που έχετε ορίσει.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι κάνετε πολλά ταξίδια για εργασία και καταγράφετε το καύσιμο που χρησιμοποιείτε κατά τη διάρκεια ταξιδιών σε συγκεκριμένες καταστάσεις. Αυτή η δυνατότητα πλήρωσης θα εφαρμόσει ένα μοτίβο πλήρωσης για κάθε σημείο δεδομένων με βάση τα μέγιστα και ελάχιστα σημεία δεδομένων σας ως υψηλά και χαμηλά όρια. Μπορείτε να μετατρέψετε τα κελιά δεδομένων καυσίμου σε γράφημα ράβδων χρησιμοποιώντας τον κανόνα μορφοποίησης υπό όρους γραμμής δεδομένων.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη δεδομένων και επιλέξτε Γραμμές δεδομένων από το μενού Μορφοποίηση υπό όρους.

μορφοποίηση γραμμής δεδομένων

Μπορείτε να επιλέξετε από δύο διαφορετικές επιλογές μορφοποίησης της γραμμής δεδομένων.

  • Gradient Fill: Αυτό θα γεμίσει τα κελιά σε ένα σκιασμένο μοτίβο διαβάθμισης. Solid Fill: Αυτό θα γεμίσει τα κελιά σε ένα συμπαγές χρώμα.

Για να το διαμορφώσετε, απλώς επιλέξτε τη στήλη των δεδομένων στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τη συμπλήρωση και επιλέξτε είτε μια επιλογή πλήρωσης ντεγκραντέ είτε μια συμπαγής πλήρωση από το μενού υπό όρους μορφοποίησης δεδομένων μπαρ.

Μόλις εφαρμοστεί, θα δείτε το ντεγκραντέ ή το συμπαγές γέμισμα να εφαρμόζεται στο κελί κάθε σημείου δεδομένων.

γέμισμα χρώματος

Η δυνατότητα μετατροπής δεδομένων υπολογιστικών φύλλων σε ενσωματωμένο γράφημα ράβδων έχει πολλές χρήσιμες εφαρμογές.

Χρήση μορφοποίησης υπό όρους χρωματικής κλίμακας

Μια εναλλακτική λύση στη χρήση ενός οπτικού γραφήματος που παρέχει η επιλογή πλήρωσης κελιών είναι η δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους κλίμακας χρώματος. Γεμίζει τα κελιά με μια διαβάθμιση που αντιπροσωπεύει εάν αυτό το σημείο δεδομένων βρίσκεται στο χαμηλό άκρο ή στο υψηλό άκρο του συνολικού εύρους δεδομένων.

Για να εφαρμόσετε αυτήν τη μορφοποίηση, απλώς επιλέξτε το εύρος των κελιών στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή χρώματος από τις κλίμακες χρωμάτων στο μενού μορφοποίησης υπό όρους.

μορφοποίηση κλίμακας χρώματος

Όταν εφαρμόζετε αυτήν τη μορφοποίηση σε ένα εύρος κελιών, παρέχει παρόμοια απεικόνιση με την επιλογή της γραμμής δεδομένων. Αλλά ο χρωματισμός των κελιών σας δίνει μια καλύτερη επισκόπηση του σημείου όπου κάθε σημείο δεδομένων εμπίπτει.

Η επιλογή που επιλέγετε εξαρτάται πραγματικά από το πώς προτιμάτε να παρουσιάζετε τα δεδομένα σας στο υπολογιστικό φύλλο. Μια τέτοια κλίμακα χρώματος είναι χρήσιμη αν δεν θέλετε πραγματικά το υπολογιστικό φύλλο να μοιάζει με γράφημα ράβδων. Αλλά θέλετε ακόμα να δείτε - με μια ματιά - πού βρίσκεται στο εύρος κάθε σημείο δεδομένων πέφτει.

Πώς να χρησιμοποιήσετε σύνολα εικονιδίων στο Excel

Ένα από τα πιο δημιουργικά χαρακτηριστικά της μορφοποίησης υπό όρους στο Excel είναι τα σύνολα δεδομένων εικονιδίων. Αυτά σας επιτρέπουν να εφαρμόσετε ένα εικονίδιο για να απεικονίσετε κάτι σχετικά με τα δεδομένα στο γράφημα.

Στο μενού Σύνολα εικονιδίων στη Μορφοποίηση συνθηκών, μπορείτε να επιλέξετε από ένα ευρύ φάσμα συνόλων εικονιδίων.

Αυτά τα σύνολα εικονιδίων θα εμφανίζονται μέσα σε κάθε κελί δεδομένων για να αντιπροσωπεύουν όπου το συνολικό εύρος δεδομένων που πέφτει το αντικείμενο. Εάν επιλέξετε τα βέλη, θα δείτε ένα κόκκινο κάτω βέλος για χαμηλά δεδομένα. Ένα πράσινο βέλος για υψηλά δεδομένα. Ένα κίτρινο οριζόντιο βέλος για δεδομένα μεσαίου εύρους.

σύνολα δεδομένων εικονιδίων

Αυτά τα χρώματα είναι απολύτως προσαρμόσιμα αν το επιλέξετε. Για προσαρμογή, απλώς επιλέξτε τη στήλη δεδομένων και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων στο μενού υπό μορφή μορφοποίησης.

Όλες αυτές οι επιλογές μορφοποίησης υπό όρους σάς επιτρέπουν να οπτικοποιήσετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό βοηθά στην καλύτερη κατανόηση του τι προσπαθείτε να αντιπροσωπεύσετε με τα δεδομένα με μία ματιά.